Comment gérer la comptabilité d’une entreprise ?

La comptabilité des petites entreprises consiste à tenir un registre complet de tous les revenus et dépenses et à extraire avec précision les informations financières des transactions commerciales. Il s’agit d’une tâche nécessaire qui aide les propriétaires de petites entreprises à suivre et à gérer leur argent de manière efficace, surtout pendant les premières étapes. Si vous créez une entreprise, vous aurez besoin de faire de la comptabilité à un certain niveau. Dans cet article, vous allez découvrir trois éléments dont toute entreprise a besoin : le processus, les systèmes et les personnes.

Gérer la comptabilité des processus

Les processus dont nous parlons ici sont répartis en plusieurs catégories différentes. La première, par exemple, est celle du passage de la commande à l’encaissement. Entre le moment où vous recevez une commande d’un client et le moment où vous êtes payé, il y a plusieurs étapes. 

Documentez chaque étape de votre parcours de paiement

Vous devez vous assurer que chaque étape est documentée, car toute personne que vous engagez en interne pour effectuer ce travail pour vous devra suivre ce processus à des fins d’audit. Par exemple, lorsque vous faites l’objet d’un audit, le fait d’avoir un processus établi est vraiment l’une des choses que les acquéreurs examinent. Ils s’assurent qu’il n’y a pas de fraude, par exemple, ou que vous avez suffisamment réfléchi à la manière dont l’entreprise gère l’argent. Il est peut-être temps de trouver un expert-comptable près de chez vous.

Gérer la comptabilité des systèmes

L’élément suivant concerne les systèmes. Lorsque nous parlons de systèmes, il s’agit en fait de logiciels. Il existe une multitude de logiciels qui s’attaquent à un problème spécifique à une entreprise donnée. Par exemple, un logiciel de comptabilité vous aidera certainement à gérer la comptabilité de l’entreprise.

Le logiciel de grand livre gère la comptabilité de base

Vous aurez besoin d’un logiciel de comptabilité de base, parfois appelé logiciel de grand livre. Mais il existe également d’autres solutions. Selon le type d’entreprise, vous pouvez avoir besoin d’un logiciel de facturation spécial. Ou, si vous avez des employés qui doivent être remboursés pour leurs dépenses, vous aurez besoin d’un autre système pour cela.

Facturation, paie, remboursement

Il est certain que la paie est un système en soi qu’il faut mettre en place dans votre entreprise. La meilleure pratique consiste à pouvoir intégrer tous les systèmes ensemble pour vous aider à automatiser les processus dont nous avons déjà parlé.

Gestion de votre/vos comptable(s) personnel(s)

La dernière chose à considérer est le personnel. Qui va réellement faire le travail ? Selon la taille, le stade et la complexité de votre entreprise, vous aurez besoin d’une ressource à temps plein ou à temps partiel.

Le directeur financier fournit une vision stratégique

Le directeur financier, par exemple, à un stade très précoce, vous n’en aurez probablement pas besoin. Il s’agit de quelqu’un qui est responsable de la vision stratégique et de la partie prospective de l’entreprise. Il peut vous aider à établir des modèles de prix et des stratégies de collecte de fonds afin que vous puissiez atteindre la croissance que vous attendez. 

Et bien qu’un directeur financier soit généralement responsable de tout ce qui concerne les finances d’une entreprise, il faut le payer. Et vous ne voulez certainement pas payer un directeur financier à son tarif pour simplement effectuer des tâches qui pourraient facilement être réalisées par un comptable ou par un logiciel.

Un contrôleur garantit les meilleures pratiques et la conformité

Le contrôleur est un niveau inférieur au directeur financier. Il s’agit de la personne chargée de s’assurer que toutes vos activités financières et comptables sont conformes aux principes comptables généralement admis. Si vous devez présenter des états financiers à un investisseur ou à une banque, par exemple, il est essentiel pour l’entreprise de s’assurer que ces états financiers sont exacts et conformes aux principes comptables généralement reconnus.

Un comptable gère les données

Beaucoup de gens envisagent d’engager un comptable. Ce dernier est chargé de saisir manuellement les données dans vos systèmes comptables, en suivant les processus que vous avez établis. Certains des systèmes en place réduisent en fait le besoin d’un comptable de nos jours.